Digitalisering er et strategisk satsingsområde for Kirkelig fellesråd i Trondheim og kirken i Norge. Gjennom digitale løsninger forenkles og effektiviseres arbeidsoppgaver, prosesser og kommunikasjon på tvers av avdelinger og roller, mellom virksomheter og ut mot publikum. Teknologi og digitale løsninger skaper muligheter for virksomhetsstyring og utvikling, og har vært en viktig premiss ved gjennomføring av omstilling og endring i fellesrådet med sentralisering av administrative oppgaver og styrking av ledelse med utvikling i kjernevirksomheten i menighet og på gravplassområdet. Gjennom digitale løsninger styrkes samhandlingen og bidrar til å bedre kvalitet og tilgjengelighet til kirkens tjenester og tilbud.

Foto øverst på siden: Bo Mathisen

Kirkelig fellesråd i Trondheim har deltatt aktivt i digitaliseringsarbeidet i Den norske kirke gjennom felles styringsmodell, sikkerhetsutvalg og i utvikling av løsninger. Kirkevergen er også styreleder for Kirkepartner som driftsleverandør til Dnk. Digitaliseringsstrategiens visjon i Den norske kirke er «Tilgjengelig kirke». Kirkens digitale løsninger skal ha brukernes behov i sentrum og legge til rette for aktiv oppfølging fra kirken. Digitalisering av oppgaver og tjenester handler både om økt service og tilgjengelighet for medlemmer og innbyggere og om å effektivisere arbeidet for medarbeidere og frivillige. Personvern og informasjonssikkerhet skal bygge tillit til digitale løsninger og være en integrert del av all utvikling.

Det er etter hvert mange felles digitale løsninger for kirken tilgjengelig, og det jobbes bredt med utvikling på mange områder. En stor og viktig satsing i 2023 har vært utvikling av Den norske kirkes medlemsregister og løsning for digital forhåndsstemming. I september 2023 ble Kirkevalget gjennomført, og for første gang ble det gjennomført digital forhåndsstemming til kirkevalget. En stor forenkling, hvor medlemmer kunne levere sine stemmer digitalt på egen mobiltelefon eller pc, når som helst og hvor som helst. Andre eksempel på felles løsninger det har vært jobbet med i 2023 er bl.a. ansatt- og organisasjonsregister, nøkkeltall og statistikk, Kirka vår – samlet plan, nytt Intranett, mm.

I Trondheim har vi i 2023 gjennomført et prosjekt med innføring av nytt lønns- og HR-system SD Works. Gjennom HR-systemet har vi automatisert arbeidsflyt som støtter prosesser og oppgaver rundt oppstart og avslutning av tilsettingsforhold, signering av arbeidskontrakter og overføring til lønn. HR-funksjon, leder og ansatte har tilpassede roller og innsyn i systemet, og det sendes interne varsler (informasjon) til bl.a. IKT, sentralbord og eiendom ved start og slutt av arbeidsforhold.  Vi har også tatt i bruk og satt opp ny løsning for Intranett, samt fullført arbeidet med overgang til nytt lokalt skrivebord og MS365. Ved innføring av nye løsninger har vi økt fokus på å realisere gevinster gjennom definert behov og mål, skape god helhet og sammenheng, forenkling og effektivisering, samt å øke digital kompetanse og ferdigheter for bruk og mestring av de verktøyene. Dette er en satsing vi forsterker og jobber videre i 2024.

Satsingen på digitalisering har flere viktige bærekraftperspektiver ved bl.a. å bidra til økt livskvalitet og likeverd med forenkling og tilgjengeliggjøring av tjenester for alle innbyggere, utvikling av bærekraftig infrastruktur, redusert reisevirksomhet, redusert utskrift/papirforbruk, forenkling og effektivisering av arbeidsprosesser, forenkling av kommunikasjon og samhandling. Utvikling av fellesløsninger er ressurseffektivt og stimulerer til samarbeid om bærekraftig løsninger. Det er mange sammenhenger mellom digital teknologi og bærekraftig utvikling som vil ha et sterkere fokus i den videre satsingen i tråd med mål og strategiplanen. 

Vi bygger en dyktig og modig kirke som aktivt samhandler internt og med andre for å nå felles mål. Vi skal være et utforskende og lærende fellesskap som bidrar i utvikling av kirkens tjenester og tilbud for og sammen med medlemmer, frivillige og innbyggerne.