Digitalisering er et strategisk satsingsområde for Kirkelig fellesråd i Trondheim og kirken i Norge. Digital teknologi skaper muligheter for verdiskaping og utvikling, og er en viktig premiss ved gjennomføring av omstilling og endring. Digitale løsninger bidrar til forenkling og effektivisering av oppgaver og samhandling, og forbedrer kvalitet og tilgjengelighet til kirkens tjenester og tilbud. Digitaliseringsstrategiens visjon i Den norske kirke er «Tilgjengelig kirke».
Foto i teksten: Bo Mathisen.
Kirkelig fellesråd i Trondheim deltar i digitaliseringsarbeidet i kirken gjennom felles styringsmodell, sikkerhetsutvalg og brukerutvalg i utvikling av felles løsninger. Det er stadig mer samarbeid mellom fellesråd i ulike brukergrupper og faglige fora, som bidrar til å samordne behov, dele erfaringer og kompetanse, og styrke fagmiljø og felles kultur.
Kirkevergen har i 2024 jobbet med utvikling av strategi og handlingsplan for å gi retning til den videre digitale satsingen i KfiT. Behovet for forbedringer og nye løsninger er stort og omfatter hele virksomheten. Innsatsen videre må være koordinert og ivareta helhetlige og sammenhengende løsninger, samtidig som dette henger tett sammen med organisasjonsutvikling og arbeidet med kvalitetssikring og internkontroll.
Vi bygger en dyktig og modig kirke som aktivt samhandler internt og med andre for å nå felles mål. Vi skal være et utforskende og lærende fellesskap som bidrar i utvikling av kirkens tjenester og tilbud for og sammen med medlemmer, frivillige og innbyggerne
I 2024 er følgende tiltak igangsatt/gjennomført:
Learnifier – ny læringsportal. Innføring av nytt system som skal bidra til å forbedre og tilgjengeliggjøre opplæring med veiledning for ansatte, samt forenkle arbeidet med administrasjon rundt kursgjennomføring.
Xledger (økonomisystem) og SD Works (lønn og HR). Forbedringer av funksjonalitet og prosesser i eksisterende løsninger i samarbeid med leverandør og med andre fellesråd. Standardisering av rutiner og løsninger er en viktig del av dette arbeidet.
TID-system (planlegging og registrering av arbeidstid). HR/Lønn har i samarbeid med tillitsvalgte et pågående arbeid med kvalitetssikring av hele prosessen med planlegging og registrering av arbeidstid, revidering av arbeidstidsordninger og godtgjøring av helligdag, tilleggslønn mm. Arbeidet fortsetter i 2025 med å utvikle digitale løsninger og opplæring av ledere og ansatte.
Kirka vår – samlet plan for arbeidet i soknet. Menighetene i Trondheim har tatt i bruk «Kirka vår» som er et verktøy for strategisk arbeid i menigheten som legger til rette for en effektiv samhandling mellom menighetsråd og de tilsatte. Kirka vår samler mål og planer om menighetens aktiviteter i ett verktøy.
Ordna eiendom. Bygg og eiendom har tatt i bruk nytt FDV-system for fellesråd i Den norske kirke. Løsningen omfatter eiendommer, bygg, gravplasser og inventar i virksomheten, og inneholder ferdige forslag til periodiske rutiner med sjekklister, mal for brannbok og elbok. meldinger internt i organisasjonen og arbeidsordrer for løpende oppgaver. Løsningen iverksettes i 2025.
«Kulturgraver – levd liv». Et innovativt prosjekt innen gravplassområdet for utvikling av en ny formidlingsløsning. Mye arbeid med plan og rammer for løsningen, og forarbeid med utvikling av en prototype er gjort i 2024. Videre utvikling og etablering av løsning fortsetter i 2025-2026.
Rammeavtale kopimaskiner. Kirkelig fellesråd i Trondheim har gjennomført anskaffelse av en ny rammeavtale for Kopimaskiner for hele kirken.
Kurs og opplæring: Det er gjennomført flere interne kurs for alle ansatte; -Kirkens lokale skrivebord og MS365, -Public360 (arkiv og saksbehandling) og -xledger (økonomi og regnskap). I tillegg er det gjennomført kurs i Ecclesia (gravferssystem) og medarbeideren med eksterne kursholdere.
Satsingen på digitalisering har viktige bærekraftperspektiver ved bl.a. å bidra til økt livskvalitet og likeverd med forenkling og tilgjengeliggjøring av tjenester for alle innbyggere, utvikling av bærekraftig infrastruktur, redusert reisevirksomhet, redusert utskrift/papirforbruk, samt effektivisering av arbeidsprosesser og samhandling. Utvikling av fellesløsninger er ressurseffektivt og stimulerer til samarbeid. Det er mange sammenhenger mellom digital teknologi og bærekraftig utvikling som vil ha et sterkere fokus i den videre satsingen i tråd med mål og strategiplanen.